Что такое апостиль и как его получить на документы

Поступление в зарубежный вуз, регистрация брака за границей с иностранцем, подтверждение происхождения или оформление права собственности на имущество за пределами России — для этого и многого другого потребуется легализовать российские документы в стране пребывания. С 1961 года в большинстве стран мира ставится штамп апостиля, который упрощает международную легализацию бумаг. Разберёмся, что это такое, где его получить и ставят ли его на архивные справки.

Что такое апостиль

Если объяснять простыми словами, это легализация документа за пределами страны, где он был выдан. К примеру, когда российский абитуриент хочет поступить в зарубежный вуз, он должен предъявить в том числе аттестат об окончании школы. Понятно, что во многих государствах, кроме нескольких, просто показать российский документ не выйдет.

Чтобы легализовать бумагу, существует процедура апостилирования. Она работает с 1961 года, когда страны приняли Гаагскую конвенцию. Сегодня конвенция действует в 135 государствах мира, включая Россию.

Обратите внимание: конвенция чётко прописывает, что апостиль ставят только на официальных документах. К ним относятся:

бумаги, выданные органами власти или должностными лицами, подчиняющимися юрисдикции страны — участницы конвенции. Сюда входят и документы из прокуратуры, секретариата суда или от судебного исполнителя;

• административные документы;

• нотариальные акты;

• официальные пометки о регистрации, визы, подписи, требующие заверения.

Значит, апостилировать можно следующие российские документы:

• все бумаги, которые выдаёт загс;

• нотариальные документы, например доверенность;

• нотариально заверенные копии и переводы;

• документы об образовании: аттестаты, дипломы;

• судебные решения и приговоры, вступившие в силу;

• бумаги, выданные регистрирующим органом: ФНС, Росреестром;

• документы от органов власти, например справку о несудимости;

• архивные справки и выписки.

А вот коммерческие или таможенные бумаги, как и дипломатические документы, апостилировать нельзя. Чтобы их легализовать, придётся задействовать другие международные механизмы.

Форму апостиля конвенция никак не регламентирует. В России, к примеру, это штамп, а в США выдают сертификат. При этом есть чёткий перечень того, что должно быть указано в апостиле:

• страна, где выдан апостиль;

• фамилия и должность человека, подписавшего удостоверяемый документ;

• наименование учреждения, чья печать стоит на бумаге;

• название города, где проставлен апостиль;

• дата проставления;

• название органа, поставившего апостиль;

• номер апостиля;

• печать или штамп учреждения, поставившего апостиль;

• подпись должностного лица, поставившего апостиль.

Апостиль может быть как на одном из двух языков конвенции, французском и английском, так и на национальном. Как правило, перевод штампа дублируется — с французского или английского на национальный. А вот заголовок апостиля должен быть строго на французском.

Где поставить апостиль и сколько это стоит

Апостиль на конкретный документ ставят в выдавшем его органе власти или в вышестоящем ведомстве. Большинство апостилей можно получить в МФЦ в том регионе, где выдан документ. Это быстро и удобно — стандартно 45 рабочих дней, но если понадобится уточнять информацию, срок вырастает до месяца.

Министерство юстиции принимает бумаги на апостилирование документов, выданных госорганами федерального уровня, а также их нотариально заверенных копий и переводов. Документы воинского учёта и службы апостилирует Министерство обороны, а бумаги об образовании — Рособрнадзор.

Апостиль на школьные аттестаты, дипломы колледжей и училищ можно получить в Департаменте образования Москвы, причём независимо от того, в каком регионе выдан документ. Для местных бумаг срок тот же — 45 рабочих дней, а если придётся отправлять запросы в другие регионы, штамп придётся ждать дольше, но не больше 45 дней.

Справки о несудимости апостилируют в Информационном центре МВД, так как именно это ведомство формирует документ. Центры есть в большинстве крупных городов и в каждом областном центре.

За оформление апостиля берут госпошлину — 2,5 тысячи рублей. Это сумма за один документ или его копию. Значит, если нужно апостилировать, например, свидетельство о рождении и его нотариально заверенную копию, придётся заплатить уже 5 тысяч рублей.

Реклама МКК «Аквариус»

Заём с любой КИ(boostra)

сумма:

До 50 000 руб.

ставка:

Бесплатно

срок:

До 30 дней

решение:

От 5 минут

Подать заявку

Смотреть все займы

Есть ли особая процедура для архивных документов

Архивные справки, выписки или копии апостилируются исключительно в региональных органах, которые занимаются архивным делом. Такие ведомства есть в каждом регионе. В Москве, к примеру, это Главное архивное управление, в Татарстане — Государственный архив республики, а в Чечне эту функцию выполняет архивное управление Правительства ЧР. Сроки и госпошлина те же — 5 дней и 2,5 тысячи рублей. Федеральный Росархив ставит штамп на документы из любых регионов, но сроки из-за межведомственного взаимодействия растут.

Обращаться за апостилем можно как лично, так и по почте. В первом случае понадобится паспорт, квитанция об оплате госпошлины и документ, на который нужно поставить апостиль. Если отправлять письмо, к документу и квитанции нужно приложить копию паспорта. В обоих случаях придётся заполнять заявление, шаблоны которого есть онлайн не у всех региональных ведомств, поэтому личное обращение приоритетнее и быстрее.

Апостиль на диплом через Госуслуги

С 7 ноября 2023 года апостиль на документы об образовании, то есть и дипломы о высшем образовании, и аттестаты, можно получить через Госуслуги. Теперь апостилирование таких бумаг упростится и станет оперативнее. Для получения апостиля достаточно заказать выписку на портале Госуслуги. Граждане смогут получить электронный документ с QR-кодом, который будет содержать ссылку на электронный реестр.

Чтобы заказать электронный апостиль на Госуслугах, введите в поиске Апостиль и перейдите в соответствующий раздел, он называется Проставление апостиля на документах об образовании. Следуйте по этапам, которые предложит система: заполнение заявки, загрузка скана или фото диплома, заполнение сведений о дипломе. В конце нужно подписать заявление электронной подписью, оплатить госпошлину и отправить заявку. За статусом её исполнения можно следить в личном кабинете.

Могут ли отказать в апостилировании

Да, но в основном отказы связаны с внешним видом документов: нарушена целостность, ламинация, стёрты буквы и печати, есть пятна. Также отказывают, если данные на документе не соответствуют государственным выпискам. Чаще всего так бывает с бумагами из ЗАГСа. В этом случае нужно обращаться в ЗАГС или добиваться исправления через суд. Новый документ вам не выдадут, но информацию в записях ведомства поправят. Тогда можно будет снова обратиться за апостилем.

Какие есть альтернативы апостилю

У России с некоторыми государствами заключены соглашения о правовой помощи. Это значит, что документы признаются госорганами этих стран без апостиля по принципу взаимности. В основном это государства-участники СНГ, но есть и европейские страны:

• Азербайджан;

• Армения;

• Албания;

• Алжир;

• Болгария;

• Босния и Герцеговина;

• Венгрия;

• Вьетнам;

• Испания;

• Кипр;

• Кыргызстан;

• КНДР;

• Куба;

• Латвия;

• Литва;

• Северная Македония;

• Молдавия;

• Монголия;

• Польша;

• Румыния;

• Словакия;

• Словения;

• Тунис;

• Туркменистан;

• Хорватия;

• Чехия;

• Эстония.

Это значит, что если русский, родившийся за пределами России, захочет натурализоваться в стране, он сможет предъявить документы происхождения без апостиля. И наоборот.

Если со страной нет договора о правовой помощи и она не участвует в Гаагской конвенции, остаётся только сложная процедура консульской легализации. Сначала документ нужно заверить у нотариуса и в Минюсте, затем обратиться в Министерство иностранных дел, а после — в консульство страны прибытия.