УПД — что это, для чего нужен и как заполнять

УПД — это универсальный передаточный документ. Он заменяет сразу два документа: счёт-фактуру, по которому принимают к вычету НДС, и первичные документы по сделке — товарные накладные, акты выполненных работ или оказанных услуг. Обычно такие бумаги оформляют после того, как исполнитель выполнил свои обязательства.

Форма УПД разработана налоговой службой, но она не обязательна. Каждая компания сама решает, использовать её или нет. По закону руководитель организации сам определяет, какими документами фиксировать сделки. Но чтобы избежать споров, лучше прописать возможность использования УПД в учётной политике.

На практике УПД чаще используют при купле-продаже товаров. А при работах и услугах чаще применяют связку акта и счёта-фактуры.

УПД подписывает уполномоченное лицо — обычно генеральный директор. Либо директор может выдать доверенность на подписание другому сотруднику.

Если захотите, всегда можно вернуться к прежнему формату: вместо УПД использовать счёт-фактуру, акт или накладную.

Способы применения УПД

Универсальный передаточный документ используют двумя способами:

• как первичный документ + счёт-фактура. В графе «Статус» ставят «1». Документ становится «закрывающим» — влияет на признание расходов при расчёте налога на прибыль и используется для НДС

• только как первичный документ. В статусе ставят «2». УПД заменяет только накладную или акт. Счёт-фактуру выставляют отдельно. Часть реквизитов заполнять не нужно

Для чего применяют УПД

• при отгрузке товаров

• при передаче имущественных прав

• при передаче результатов работ подрядчиком

• при оказании услуг

• в посреднических сделках

• в иных случаях, предусмотренных законом

При необходимости УПД можно выставить на несколько видов операций с одним контрагентом. Например, если заключён смешанный договор на работы и услуги, можно оформить один УПД.

Бумажный или электронный

УПД бывают бумажными и электронными. Электронные удобнее: их проще корректировать. В бумажные уже не добавишь новые строки. Лучше прописать в учётной политике возможность использовать оба варианта.

Реклама МКК «Смсфинанс»

Займ на карту Vivus

сумма:

До 30 000 руб.

ставка:

Бесплатно

срок:

До 32 дней

решение:

От 5 минут

Подать заявку

Смотреть все займы

УПД и счёт-фактура

Их можно использовать одновременно. Это удобно по нескольким причинам:

• не все контрагенты работают с УПД — для них нужны счета-фактуры и накладные

• при авансах УПД не применяют — нужен счёт-фактура

• в один УПД можно включить товары и услуги одновременно, а в счёт-фактуру — нельзя

• требования к счёту-фактуре более лояльные

Разница в сроках: акт оформляют в день сделки или на следующий. Счёт-фактуру — в течение 5 календарных дней. УПД, сочетающий оба документа, подписывают как акт.

Обязательные реквизиты УПД

По закону о бухгалтерском учёте в УПД должны быть:

• наименование документа

• дата

• название организации, оформившей УПД

• информация о сделке

• имена ответственных лиц и их подписи с ФИО

• Дополнительные элементы из постановления правительства:

• номер по хронологии счетов-фактур

• юридический адрес организации

• статус документа

• сведения о получателе

При исправлениях указывают порядковый номер и дату.

Если поменялась стоимость

Если стороны решили изменить стоимость (например, из-за подорожания материалов), исправления в УПД не вносят. Достаточно составить УКД. Его же оформляют, если покупатель подал претензию по количеству, ассортименту или качеству, и продавец согласился.

Особенности УПД

• отсутствие УПД по требованию налоговой — штраф 200 рублей за каждый документ

• срок хранения УПД, счетов-фактур и актов — 5 лет

• гражданам УПД не выдают — они получают кассовые чеки

Вывод

УПД — необязательный документ, но его использование в учётной политике выгодно: он серьёзно сокращает документооборот. УПД сочетает счёт-фактуру и акт или накладную. При этом не нужно отказываться от альтернативных документов — иногда они больше подходят для конкретной сделки.