Взять займ
Зачем бизнесу нужны первичные документы: разбираемся в нюансах учёта
Представьте: ваша компания что‑то купила, продала, получила или перевела деньги. Как доказать, что это действительно было? На помощь приходят специальные бумаги — они фиксируют каждую финансовую операцию. Без них не получится правильно вести учёт, подтвердить траты и рассчитать налоги. Разберёмся во всём по порядку.
Что это за документы и зачем они нужны
Речь идёт о бумагах (или их электронных аналогах), которые фиксируют любые хозяйственные события: продажу товара, оказание услуги, перевод денег, перемещение материалов и т. д. Бухгалтеры в обиходе называют их «первичкой».
Именно на их основе компании ведут бухгалтерский и налоговый учёт, а ИП — только налоговый. Без этих бумаг нельзя:
корректно отразить операции в учёте;
подтвердить расходы;
обосновать расчёт налогов;
защитить позицию компании при проверках.
Какие документы относятся к первичным
Чаще всего в работе встречаются:
Договор. Фиксирует договорённости между сторонами — например, продавцом и покупателем. В нём прописывают объём, сроки, стоимость, обязанности сторон, ответственность и порядок урегулирования споров. Если поставщик задерживает отгрузку, можно сослаться на договор и напомнить о сроках.
Кассовый или товарный чек, бланк строгой отчётности. Выдаются при оплате наличными или через терминал. Например, если сотрудник купил что‑то для организации, чек нужен для авансового отчёта.
Товарная накладная. Нужна поставщику для отгрузки товара и покупателю — для приёмки. В ней указывают название, количество, стоимость товара, сумму НДС, дату отгрузки, адреса сторон и ставят подписи.
Акт выполненных работ или оказания услуг. Подтверждает, что работы сделаны, а услуги оказаны. Подписи сторон означают отсутствие претензий к качеству.
Счёт‑фактура. Позволяет покупателю принять к вычету НДС, который предъявил продавец. Продавец при этом должен уплатить этот НДС в бюджет.
УПД (универсальный передаточный документ). Объединяет функции счёта‑фактуры и первичного документа (например, акта или накладной). Вместо нескольких бумаг часто заполняют только его.
УПД в 2026 году: что изменилось
С 1 января 2026 года правила поменялись:
электронные форматы ТОРГ‑12 и актов больше не используют для обмена через операторов ЭДО;
основной электронный отгрузочный документ — УПД;
бумажные формы и неформализованные файлы ещё можно применять, но для налоговой их придётся распечатать и подписать.
Ключевые новшества с 2026 года:
Новая ставка НДС. В документах указывают 22 % вместо прежних 20 %.
Реквизиты по авансам. В УПД появилась обязательная строка 5б — туда вписывают дату и номер авансового счёта‑фактуры, если отгрузка идёт в счёт предоплаты.
Данные для ИП. Предприниматели больше не указывают сведения о свидетельстве о регистрации — вместо этого пишут ОГРНИП и дату его присвоения.
Кроме того:
с 1 марта 2026 года УПД через ЭДО подтверждает легальность пива, сидра и медовухи в системе маркировки;
с 1 сентября 2026 года для их перевозки нужны одновременно УПД и электронная транспортная накладная;
с 1 июля 2026 года внедрят универсальные сообщения — они заменят извещения о получении УПД и уведомления в ЭДО. Их не надо подписывать электронной подписью, но можно добавлять комментарии.
Что обязательно должно быть в первичном документе
Каждый такой документ должен содержать:
название;
дату составления;
наименование организации;
суть операции;
меру измерения (например, сумму сделки в рублях);
должность и ФИО ответственных за сделку и её оформление;
подписи ответственных.
Составлять бумаги лучше сразу — в момент сделки или платежа. Но если это невозможно, закон (ФЗ от 06.12.2011 № 402‑ФЗ) разрешает оформить их после совершения операции.
Как работать с электронными документами
Есть два вида:
Формализованные (в формате XML). У них единый формат, утверждённый налоговой. К ним относятся счета‑фактуры и УПД. Для обмена в системе ЭДО их подписывают КЭП (квалифицированной электронной подписью).
Неформализованные (например, в PDF). Большая часть первичных документов относится к этому типу. Их создают онлайн, например в приложениях операторов ЭДО, и подписывают НЭП (неквалифицированной электронной подписью).
Где и как хранить первичку
Срок хранения — не менее 5 лет. Отсчёт идёт с года, когда документ последний раз использовали для расчёта налогов. Для некоторых бумаг действуют особые сроки. Например, если компания переносит убытки на будущее, первичку хранят весь период переноса плюс ещё 5 лет после его окончания.
Правила хранения:
электронные документы — в электронном виде;
бумажные — на бумаге;
переводить бумажные в электронный формат только для хранения нельзя.
Когда срок истекает, бумаги уничтожают — но сначала проводят экспертизу их ценности. Руководитель издаёт приказ и создаёт комиссию. Она решает, что уничтожить, что оставить, а что передать в архив. По итогам оформляют акт на уничтожение, а документы утилизируют.
Чем грозит несоблюдение правил
За нарушения предусмотрены штрафы:
за каждый непредставленный по требованию налоговой документ — 200 ₽;
за отсутствие первичных документов:
первый случай — 10 000 ₽;
повторное нарушение в одном налоговом периоде — 30 000 ₽;
если из‑за нарушения занижены налоги — 20 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 ₽;
для должностных лиц за непредставление документов для налогового контроля — от 300 до 500 ₽.
за отсутствие кассовых документов:
для должностных лиц — предупреждение или штраф от 1 500 до 3 000 ₽;
для юрлиц — предупреждение или штраф от 5 000 до 10 000 ₽.
Упрощаем работу с документами: ЭДО от Точка Банк
Сервис электронного документооборота от Точка Банк поможет:
автоматизировать обмен документами;
снизить количество ошибок;
хранить первичку в правильном формате без лишней ручной работы;
подписывать и отправлять бумаги онлайн — без бумажной волокиты.
Попробуйте ЭДО от 0 ₽ — и забудьте о хлопотах с бумагами!
Комментарии (0)