Что такое визирование документов и как оно работает

Визирование — это когда официальное лицо подтверждает, что оно ознакомилось с документом и согласно с его содержанием. Для этого человек ставит свою подпись, печать или штамп — это и называют визой.

Где ставить визу на документе

Место для визы зависит от того, что дальше будет с документом:

1. Если подлинник отправят куда‑то. Виза ставится либо под подписью, либо на левом поле последнего листа — но только на той копии, которая останется в организации.

2. Если подлинник остаётся в компании. Так бывает с внутренними документами. Тогда визу ставят на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра.

Кто может визировать документы

Визирование бывает двух видов: внутреннее и внешнее. Разберём оба.

Внутреннее визирование — это согласование внутри компании. Например:

• документ могут проверить в тех отделах, которые будут его выполнять;

• если в организации есть юридический отдел, бумаги перед подписанием обычно отдают на проверку юристу;

• некоторые документы могут подписать только топ‑менеджеры — например, генеральный директор или другой руководитель.

Внешнее визирование подразумевает участие сторонних организаций. Это могут быть:

• вышестоящие компании;

• государственные контролирующие органы;

• партнёры или подрядчики, если это прописано в договорённостях.

Реклама МКК «Смсфинанс»

Займ на карту Vivus

сумма:

До 30 000 руб.

ставка:

Бесплатно

срок:

До 32 дней

решение:

От 5 минут

ПОДАТЬ ЗАЯВКУ

Смотреть все займы

Что должна включать в себя виза

По правилам ГОСТа Р 7.0.97‑2016, виза — это не просто подпись. Она должна содержать:

• должность того, кто визирует;

• личную подпись;

• расшифровку подписи — то есть инициалы и фамилию;

• дату, когда документ был согласован.

Если компания использует электронный документооборот (ЭДО), процесс немного меняется:

• можно согласовать документ онлайн — в системе ЭДО;

• потом из программы распечатывают лист согласования и прикладывают к бумажному варианту;

• иногда согласование проводят через Outlook или мессенджеры — но в финальном варианте все ответственные всё равно должны поставить свои подписи.

Какие документы нужно визировать

Закон не обязывает коммерческие компании согласовывать какие‑то конкретные кадровые документы. Это решает сам работодатель.

Если вы считаете, что какой‑то документ перед тем, как попасть к директору, должен пройти проверку у других сотрудников, это нужно прописать в инструкции по кадровому документообороту. В ней же укажите:

• кто именно должен визировать документ;

• в какие сроки это нужно сделать;

• что именно этот человек проверяет в документе (финансовые данные, юридические формулировки, соответствие внутренним правилам и т. д.).

Состав тех, кто визирует, может меняться в зависимости от типа документа. Например:

• приказ о премировании могут согласовать бухгалтер и начальник отдела;

• положение о командировках — юрист и руководитель HR‑отдела;

• регламент работы отдела — все начальники смежных подразделений.

Коротко о главном

1. Визирование подтверждает, что ответственный человек ознакомился с документом и согласен с ним.

2. Место визы зависит от дальнейшей судьбы документа — останется он в компании или уйдёт наружу.

3. Визировать могут как внутри организации, так и с привлечением внешних структур.

4. В визе должны быть должность, подпись, расшифровка и дата.

5. При электронном документообороте согласование может проходить онлайн, но финальная подпись всё равно нужна.

6. Какие документы визировать — решает компания. Всё это лучше закрепить в инструкции, чтобы избежать путаницы.